דשבורד פיננסי של Figureit מציג רווח והפסד, תקציב מול ביצוע, מצב מזומן ושוליים לפי יחידה, ומתעדכן במהלך החודש. לא צריך לחכות לסגירה כדי לדעת איפה אתם עומדים.
זה דשבורד כספים לסמנכ"לי כספים, לחשבים ולמנכ"לים בעסקים עם כמה סניפים, קווים, אתרים או פרויקטים. עסקים שבהם הספרים מתנהלים בפריוריטי, בחשבשבת או ב-ERP אחר, השכר במערכת נפרדת, והתקציב בקובץ אקסל.
מה רואים בדשבורד פיננסי
בדשבורד פיננסי של Figureit רואים את התמונה הכספית של החודש שרץ עכשיו, ולא רק של החודש שנסגר. חמישה תחומים, במסך אחד:
| תחום | מה רואים |
|---|---|
| רווח והפסד | הכנסות, עלויות ורווח מתחילת החודש, מול תקציב ומול תקופה מקבילה |
| תקציב מול ביצוע | הסטייה בכל סעיף, והסעיפים שחצו את הסף |
| שוליים לפי יחידה | רווחיות לסניף, למוצר, ללקוח או לפרויקט |
| מזומן | מצב מזומן, התחייבויות לספקים, גיול חייבים וזכאים |
| שכר | עלות שכר לפי אתר, מחלקה ויחידה, כולל שעות נוספות |
מכל מספר אפשר לרדת פנימה, מהכותרת ועד הפקודה הבודדת. ומי שצריך את התמונה כמסמך מקבל דוח מתוזמן, עם ייצוא ל-PDF או לאקסל.
איך רואים רווח והפסד לפני סגירת החודש
רואים רווח והפסד לפני הסגירה כי הנתונים מסתנכרנים מהמערכות באופן שוטף, והדוח נבנה תוך כדי החודש ולא אחריו. מכירות מהקופות ומה-ERP, עלויות מהרכש ומהמלאי, שעות ושכר ממערכות הנוכחות והשכר.
כדאי להגיד ביושר מה זה ומה זה לא. זו תמונה ניהולית שוטפת. היא לא מחליפה את סגירת החודש, את ההתאמות ואת הדוחות החשבונאיים. רישומים שנעשים רק בסגירה, כמו הפרשות, מופיעים אחרי שנרשמו בספרים.
מה שמשתנה הוא העיתוי. באמצע החודש כבר רואים לאן הוא הולך, כשעוד יש מה לעשות עם זה. הסגירה מאשרת את מה שכבר ידעתם, במקום להפתיע. לצד התמונה השוטפת יש גם תחזית הכנסות, על בסיס הנתונים ההיסטוריים שלכם.
שוליים לפי יחידה, ולא רק בשורה התחתונה
הדשבורד הפיננסי מחשב רווחיות לכל סניף, מוצר ולקוח, ובחברות פרויקטים גם לכל פרויקט ולכל סעיף תקציבי. כך רואים איזו יחידה מושכת את התוצאה למטה, ולא רק שהתוצאה ירדה.
זה חשוב כי שורה תחתונה תקינה יכולה להסתיר הרבה. סניף אחד שמפסיד, ושניים שמחפים עליו. קו מוצרים שהשוליים שלו נשחקים כבר כמה חודשים. לקוח גדול שההנחות שלו גדלו מהר יותר מההזמנות. בדוח מסכם כל אלה נבלעים בממוצע.
תקציב מול ביצוע במהלך החודש
בדשבורד פיננסי של Figureit התקציב והביצוע יושבים באותו מקום, ולכן הסטייה נראית כשהיא נוצרת ולא שבועות אחריה. תקציב שמנוהל בקובץ אקסל נכנס כגיליון.
קובעים סף לכל סעיף. כשסעיף חוצה אותו, מגיעה התראה. ואז שואלים, בעברית: "ממה נובעת החריגה בהוצאות ההובלה החודש?". התשובה מפרקת את הסעיף לפי ספק, סניף או תקופה, לפי מה שרשום במערכות.
בחברות ייזום ובנייה אותו עיקרון עובד ברמת הפרויקט והסעיף התקציבי. איך קוראים סטייה, ומתי היא בעיה ומתי רק עניין של עיתוי, הסברנו במאמר על תקציב מול ביצוע.
מזומן, גיול ושכר באותו מסך
מצב המזומן, גיול החייבים והזכאים ועלות השכר מופיעים בדשבורד הפיננסי לצד הרווח וההפסד, מותאמים לספר הראשי. אלה שלושת המקומות שבהם בעיה כספית מתגלה בדרך כלל מאוחר מדי.
- מזומן והתחייבויות. מצב המזומן, המחאות, העברות והתחייבויות לספקים, במבט אחד.
- גיול חייבים וזכאים. מה באיחור, אצל מי, וכמה אתם חייבים. חי, ולא פעם בחודש.
- עלות שכר. עלות מלאה לפי אתר, מחלקה ויחידה, כולל שעות נוספות. שעות העבודה מותאמות לשכר ולמה שנרשם בספרים.
פירוט נוסף נמצא בעמוד הפתרון לשכר ולכספים.
אילו שאלות נשאלות, ומה מסומן כחריגה
בדשבורד הפיננסי שואלים כל שאלה כספית שהנתונים המחוברים יודעים לענות עליה, ומקבלים התראה על כל מה שחוצה סף שקבעתם. התשובה מגיעה תוך שניות, עם טבלה וגרף.
שאלות לדוגמה:
- "מה הוביל לעלייה בשוליים בחודש שעבר?"
- "אילו סניפים מתחת ליעד השוליים החודש?"
- "באיזה אתר עלות השכר עלתה מהר יותר מהמכירות?"
- "אילו לקוחות באיחור של יותר משישים יום, ובכמה?"
חריגות שמסומנות:
- סעיף הוצאה שחצה את התקציב.
- עלות שקפצה, למשל חומר גלם שהתייקר.
- שוליים שנשחקו ביחידה אחת, כשהשאר יציבות.
- קפיצה בשעות נוספות.
- חוב לקוח שמתיישן, או פער מזומן שמתקרב.
המערכת מציפה את החריגה ומפרקת אותה. מה עושים איתה, מחליטים אתם.
איך מחברים את מערכות הכספים
את חיבור מערכות הכספים ואת ההקמה עושה הצוות של Figureit, ועולים לאוויר תוך שבועות. מחלקת הכספים לא צריכה להקצות אנליסט או מפתח.
- חיבור. מתחברים ל-ERP ולהנהלת החשבונות, למערכות השכר והנוכחות, ולקופות. יש מחברים מוכנים למערכות כמו פריוריטי, חשבשבת, SAP, חילן ומיכפל. יש עמודים נפרדים על החיבור לפריוריטי ולחשבשבת.
- הגדרות. הצוות שלנו ממפה את ההגדרות שלכם: מה נכנס לעלות המכר, מהו רווח גולמי ומהו רווח תפעולי אצלכם, ואיך בנוי התקציב.
- אימות. מאמתים את המספרים לפני שמפיצים. כדאי להשוות אותם לחודש שכבר נסגר אצלכם.
- שימוש. הנתונים מסתנכרנים לבד, בלי ייצוא ידני.
נתונים כספיים ונתוני שכר הם הרגישים ביותר בארגון. ההרשאות נקבעות לפי תפקיד, הנתונים מוצפנים, וכל סביבת לקוח מבודדת. הפירוט נמצא בעמוד האבטחה.
במה זה שונה מדוחות ה-ERP ומחבילת הדוחות באקסל
ההבדל בין דשבורד פיננסי של Figureit לדוחות ה-ERP ולחבילת הדוחות באקסל הוא בעיתוי, ובמה שקורה כשעולה שאלה. דוחות ה-ERP וחבילת האקסל מסכמים חודש שנסגר. הדשבורד מראה את החודש שרץ, ועונה על שאלות המשך.
לכל כלי יש תפקיד. הדוחות החשבונאיים שמגיעים עם פריוריטי או עם חשבשבת הם מקור האמת של הספרים, והם נשארים כאלה. אקסל הוא המקום שבו רוב אנשי הכספים בונים את הדוחות החודשיים, והוא גמיש מאוד. כלי BI כמו Power BI מציג דשבורד פיננסי טוב, כשיש מי שבונה ומתחזק את המודל.
| דוחות ה-ERP | חבילת דוחות באקסל | דשבורד פיננסי של Figureit | |
|---|---|---|---|
| התפקיד | ספרים ודיווח רשמי | סיכום חודשי להנהלה | מעקב ניהולי שוטף |
| מקורות | ה-ERP | ייצוא ידני מכמה מערכות | ERP, שכר, נוכחות, קופות וקבצים |
| מתי רואים | לפי מה שנרשם בספרים | אחרי הסגירה | במהלך החודש |
| שאלת המשך | דוח נוסף | חישוב נוסף | שואלים בעברית |
| חריגה מהתקציב | מתגלה כשבודקים | מתגלה כשבודקים | התראה לפי סף |
למי דשבורד פיננסי של Figureit לא מתאים
דשבורד פיננסי של Figureit לא מתאים למי שמחפש תוכנת הנהלת חשבונות, ולא לעסק שדוח חודשי אחד עונה על כל השאלות שלו.
- מי שמחפש מערכת לניהול הספרים. Figureit לא מחליפה את פריוריטי או את חשבשבת, ולא מפיקה את הדוחות הרשמיים. היא יושבת מעליהן.
- עסק עם יחידה אחת ומערכת אחת. אם רווח והפסד חודשי מהנהלת החשבונות מספיק לכם, אין סיבה להוסיף שכבה.
- ארגון עם צוות BI שבונה ומתחזק בעצמו. כשהשאלות יציבות ויש מי שמתחזק, כלי BI יכול להספיק.
הוא מתאים כשיש כמה יחידות, כמה מערכות, ואין מי שירכיב את התמונה באמצע החודש. לתמונה של כל ההנהלה, ראו את העמוד על דשבורד מנהלים.