הטמעת מערכת BI היא פרויקט שרובו לא טכנולוגי. התוכנה היא החלק הקל. הזמן הולך על שאלות, הגדרות, גישה למערכות ובדיקה שהמספרים נכונים. המאמר הזה נכתב למנכ"ל, לסמנכ"ל כספים או למנהל תפעול שעומד לפני פרויקט כזה: מה השלבים, מה כל שלב דורש מכם, כמה זמן זה לוקח בכל סוג של מערכת, ואיפה פרויקטים כאלה נתקעים. על הבחירה בין סוגי המערכות כתבנו במדריך לבחירת מערכת BI. כאן מתחילים מהרגע שאחרי הבחירה.
מה זה הטמעת BI
הטמעת BI היא התהליך שמתחיל בהחלטה להקים מערכת ומסתיים ברגע שבו מנהלים מקבלים החלטות לפי המספרים שלה. לא כשהדשבורד הראשון עולה. כשסמנכ"ל הכספים מסתכל על מספר במערכת ולא פותח אקסל כדי לבדוק אותו.
ההגדרה הזאת חשובה כי היא קובעת מה נחשב "סיום". פרויקטים רבים נסגרים כשהמסכים מוכנים, ואז מתברר שאף אחד לא פותח אותם, או שפותחים ולא סומכים. יישום BI שמסתיים בלי אמון במספרים לא הסתיים. הוא רק הפסיק.
חמשת השלבים של הטמעת מערכת BI
הטמעת מערכת BI עוברת חמישה שלבים: אפיון, חיבור מקורות, מודל נתונים, אימות מול הכספים, ועלייה לאוויר. הסדר חשוב. כל שלב שמדלגים עליו חוזר אחר כך, ביוקר.
| שלב | מה עושים | מי מוביל | מה יוצא ממנו |
|---|---|---|---|
| אפיון | רושמים את השאלות שאין להן תשובה היום ואת המדדים שעונים עליהן | ההנהלה, עם הספק | רשימת שאלות ומדדים, עם הגדרה לכל מדד |
| חיבור מקורות | מתחברים ל-ERP, לקופות, לשכר ולקבצים | הספק, עם מי שמנהל את המערכות אצלכם | הנתונים זורמים למקום אחד |
| מודל נתונים | מגדירים איך טבלאות מתחברות ואיך מחשבים כל מדד | הספק, עם הכספים | הגדרה אחת לכל מדד |
| אימות | משווים מספרים ראשונים לדוחות שאתם כבר מכירים | הכספים | מספרים שמישהו חתם עליהם |
| עלייה לאוויר | פותחים למנהלים, מדריכים, קובעים קצב שימוש | ההנהלה | מנהלים שמשתמשים |
אפיון. מתחילים משאלות, לא ממסכים. "איזה סניף מפסיד אחרי שכר ושכירות" היא שאלה. "דשבורד סניפים" היא לא. עשר שאלות טובות מגדירות את הפרויקט טוב יותר ממסמך אפיון של עשרים עמודים. ליד כל שאלה רושמים באיזו מערכת יושבת התשובה, ומי אצלכם יודע להגיד אם היא נכונה.
חיבור מקורות. כאן הפרויקט פוגש את המציאות. לחלק מהמערכות יש ממשק מסודר, לחלק יש ייצוא, ולחלק צריך לבקש גישה מספק ה-ERP. השלב הזה נמדד בעיקר בזמני המתנה, ולא בזמני עבודה.
מודל נתונים. זה השלב שקובע אם המספרים יהיו נכונים. "מכירה" כוללת מע"מ או לא. "עלות שכר" כוללת הפרשות או לא. סניף שנסגר באמצע החודש נספר או לא. כל הגדרה כזאת צריכה הכרעה של אדם אחד מהצד העסקי, ולא של הספק.
אימות. לוקחים חודש שכבר נסגר, מוציאים מהמערכת החדשה את המכירות, הרווח הגולמי ועלות השכר, ומשווים לדוחות של הנהלת החשבונות. פער הוא לא כישלון. פער שלא מסבירים הוא.
עלייה לאוויר. לא יום השקה. כמה שבועות שבהם המנהלים משתמשים, שואלים, מוצאים מה חסר, והספק מתקן. ההדרכה הטובה ביותר היא ישיבת הנהלה שמתנהלת על המסך החדש.
מה העסק צריך לתת
הטמעת BI דורשת מהעסק שלושה אנשים וזמן: איש קשר אחד עם סמכות, גישה למערכות, ומישהו מהכספים שיאמת. בלי שלושתם הפרויקט מתקדם רק כשהספק דוחף, וזה לא מספיק.
- איש קשר אחד עם סמכות להכריע. לא רכז. מישהו שיכול להגיד "רווח גולמי מחושב כך", ושהכספים והתפעול מקבלים את זה. בדרך כלל סמנכ"ל הכספים או מנהל התפעול. התפקיד דורש כמה שעות בשבוע בתחילת הפרויקט, ופחות אחר כך.
- גישה למערכות. משתמש במערכת ה-ERP, גישה לנתוני הקופות, לקובצי השכר ולמלאי. לפעמים זה אישור מספק ה-ERP, ולפעמים זה חוזה נפרד. כדאי להתחיל את זה ביום החתימה, כי זה השלב שהכי הרבה פרויקטים מחכים בו.
- מישהו מהכספים שיאמת. מנהל חשבונות או חשב שמכיר את הדוחות, ויכול להגיד אם המספר במערכת החדשה נכון. בלי זה המספרים הראשונים יוצאים לאוויר בלי חתימה, ומספיק מספר אחד שגוי כדי שהמנהלים יחזרו לאקסל.
- מי שמכיר את המערכות. לא בהכרח איש מערכות מידע. מי שיודע למה בקופות יש שני קודים לאותו מוצר, ולמה סניף אחד מדווח אחרת.
מה לא צריך: צוות דאטה, אנליסט, או מישהו שיודע SQL. אלה דרישות של סוג מערכת מסוים, לא של הטמעת BI בכלל. אם ההצעה שמולכם דורשת אותם, זה צריך להיות כתוב, ולהיות ברור מי מספק אותם.
כמה זמן לוקחת הטמעת BI
הזמן של הטמעת BI תלוי בסוג המערכת, במספר המקורות ובזמינות של האנשים אצלכם. דוח בתוך ה-ERP לוקח ימים עד שבועות. פרויקט בכלי כמו Power BI לוקח שבועות עד חודשים. מערכת AI שהספק מקים נמדדת בשבועות.
| סוג המערכת | מה כולל | סדר גודל | מה מאריך |
|---|---|---|---|
| דוחות בתוך ה-ERP | דוח או כמה דוחות ממערכת אחת | ימים עד שבועות לכל דוח | זמינות המיישם, שאלות שחוצות מערכות |
| פרויקט בכלי BI (Power BI, Tableau, Qlik) | מחסן נתונים, מודל, דשבורדים | שבועות עד חודשים | מספר המקורות, איכות הנתונים, מי בונה |
| מערכת AI שהספק מקים | חיבור, הגדרות, אימות, ואז שאלות חופשיות | שבועות | גישה למערכות, זמן ההנהלה להגדרות |
הטווחים האלה הם סדרי גודל, לא הבטחה. ארבעה דברים מאריכים כל פרויקט, בכל סוג מערכת:
- מספר המקורות. כל מערכת שמצטרפת מוסיפה חיבור, הגדרות ואימות.
- איכות הנתונים. מק"טים כפולים, לקוח שרשום פעמיים, סניפים שמקודדים אחרת. זה מתגלה בשלב החיבור, ולא לפניו.
- זמני המתנה לגישה. אישור מספק ה-ERP, הרשאות, חוזים. לא עבודה, אבל זמן.
- זמינות של האנשים אצלכם. כל שאלת הגדרה שמחכה שבוע לתשובה דוחה את הפרויקט בשבוע.
השאלה הטובה לספק היא לא "כמה זמן", אלא "מה אתם צריכים מאיתנו, ומתי". התשובה מגלה איפה הזמן באמת הולך.
איפה פרויקטים של BI נתקעים
פרויקטים של BI נתקעים בדרך כלל בארבעה מקומות: אין בעלים, ההגדרות שונות בין מחלקות, מדלגים על האימות, וההיקף מתרחב תוך כדי. אף אחד מהם לא טכנולוגי.
אין בעלים. הפרויקט שייך לספק או למערכות המידע, ואף אחד בהנהלה לא מכריע. שאלות הגדרה נשארות פתוחות, הספק מניח הנחות, והמספרים יוצאים נכונים לפי הנחות שאף אחד לא אישר.
ההגדרות שונות בין מחלקות. בכספים "מכירות" הן אחרי זיכויים. בתפעול הן לפני. שתי המחלקות צודקות, וכל אחת מגיעה לישיבה עם מספר אחר. מערכת BI לא פותרת את זה. היא מכריחה להכריע, וזה לפעמים הערך הגדול ביותר שלה.
מדלגים על האימות. לוח הזמנים לוחץ, המסכים נראים טוב, ועולים לאוויר. אחרי שבוע מישהו מוצא מספר שלא מתאים לדוח של הכספים. מרגע זה כל מספר במערכת חשוד, גם הנכונים.
ההיקף מתרחב. התחילו משאלות על רווחיות סניפים, ובדרך נוספו מלאי, שכר ותחזית. כל תוספת הגיונית בפני עצמה. יחד הן דוחות את המספר הראשון בחודשים. עדיף לעלות לאוויר עם תחום אחד שעובד, ולהרחיב אחר כך.
ועוד אחת, פחות מדוברת: הידע נשאר אצל אדם אחד. מי שבנה את ההגדרות עזב, ואף אחד לא יודע למה מדד מחושב כך. בקשו שההגדרות יהיו כתובות במקום שאתם יכולים לקרוא.
איך יודעים שההטמעה הצליחה
הטמעה מוצלחת של מערכת BI נבחנת בשימוש, לא במסכים. שלושה סימנים, כמה שבועות אחרי העלייה לאוויר:
- מנהלים פותחים אותה בלי שמזכירים להם. ישיבת ההנהלה מתנהלת על המספרים של המערכת, ולא על קובץ שמישהו הכין.
- יש מספר אחד לכל דבר. הכספים והתפעול מגיעים עם אותו רווח גולמי, והדיון הוא על העסק.
- שאלה חדשה נענית בלי ייצוא. כשמישהו שואל "ומה עם הסניף בצפון", התשובה מגיעה מהמערכת, ולא מאקסל.
אם אחרי כמה חודשים אף אחד מהסימנים לא מופיע, הבעיה היא לא בתוכנה. היא באחד השלבים שדולגו.
צ'קליסט קצר לפני שחותמים
לפני שחותמים על פרויקט BI כדאי לקבל תשובה כתובה לשמונה שאלות. לא כדי להקשות על הספק, אלא כדי שהפרויקט יתחיל עם הגדרה משותפת של מה זה "מוכן".
- מי מחבר את המערכות: הספק, אתם, או צד שלישי?
- מי מגדיר את המדדים, ואיפה ההגדרות נשמרות?
- מי מאמת את המספרים הראשונים, ומול מה?
- מה קורה כשעולה שאלה שלא תוכננה? כמה זמן זה לוקח, וכמה זה עולה?
- מה קורה כשהעסק משתנה: סניף חדש, מערכת מוחלפת, מחירון מתעדכן?
- כמה זמן נדרש מההנהלה שלכם, ובאילו שבועות?
- איך הנתונים מאובטחים, מי רואה מה, והאם לספק יש הסמכה לתקן ISO/IEC 27001:2022?
- מה נשאר אצלכם אם נפרדים?
שאלה 4 היא החשובה. התשובה עליה מגלה אם קניתם מערכת שעונה על שאלות, או מערכת שעונה על השאלות שהיו לכם ביום האפיון. את הצד הכספי של אותן שאלות פירטנו במאמר על העלות של מערכת BI.
איפה Figureit נכנסת
Figureit היא מערכת AI מבוססת דאטה ליעילות עסקית. את ההטמעה עושה הצוות שלנו: מחברים את ה-ERP, הקופות, השכר, המלאי והקבצים למקום אחד, מגדירים את המדדים יחד עם הכספים שלכם, ומאמתים מול חודש שכבר נסגר, לפני שמנהל רואה מספר. מכם נדרשים איש קשר אחד, גישה למערכות, ומי שיאשר את ההגדרות. משם שואלים בעברית, למשל "מה הרווח הגולמי לכל סניף החודש, אחרי שכר", ומקבלים תשובה מהנתונים העדכניים. איך התהליך נראה שלב אחרי שלב פירטנו בעמוד איך זה עובד.
המערכת מציפה ועונה. ההחלטות נשארות אצל המנהלים.