דשבורד ניהולי ודוחות ניהוליים: מה מנהלים צריכים לראות

מה זה דשבורד ניהולי

דשבורד ניהולי הוא מסך אחד שמרכז את המדדים שמנהל צריך כדי לקבל החלטות. מכירות, רווחיות, מלאי, שכר ותזרים. כל מה שהיום מפוזר בין כמה מערכות וכמה קבצי אקסל.

דוח ניהולי הוא אותו מידע בצורה אחרת: מסמך שיוצא פעם בשבוע או פעם בחודש. דשבורד נועד למעקב שוטף. דוח נועד לסיכום תקופה ולדיון. רוב הארגונים צריכים את שניהם, והם אמורים להציג את אותם מספרים.

שלוש שאלות שדשבורד טוב עונה עליהן

1. איפה אנחנו עומדים? המספרים המרכזיים, מול היעד ומול התקופה הקודמת.
2. מה השתנה? מה עלה, מה ירד, ומה חריג ביחס לרגיל.
3. איפה צריך לפעול? הסניף, המוצר, הלקוח או הפרויקט שמושכים את התוצאה למטה.

דשבורד שעונה רק על השאלה הראשונה הוא לוח תוצאות. הוא מספר מה קרה, ולא עוזר להחליט מה לעשות.

מה צריך להיות בדשבורד, לפי תפקיד

המדדים עצמם משתנים מענף לענף. העיקרון קבוע: כל מדד בדשבורד צריך להיות קשור להחלטה שמישהו מקבל.

חמישה עקרונות לדשבורד שבאמת משתמשים בו

1. מעט מדדים. חמישה עד שבעה במסך הראשי. כל השאר נמצא לחיצה אחת פנימה.
2. תמיד בהשוואה. מספר בלי הקשר לא אומר כלום. מול יעד, מול תקופה קודמת, מול יחידות אחרות.
3. חריגות קודם. מה שדורש תשומת לב צריך לקפוץ לעין, לא להסתתר בטבלה.
4. הגדרה אחת לכל מדד. אם "רווח גולמי" מחושב אחרת בכספים ובתפעול, הדיון יהיה על המספר ולא על העסק.
5. נתונים עדכניים. דשבורד שמתעדכן פעם בחודש הוא דוח עם גרפים.

למה רוב הדשבורדים מפסיקים להיפתח

זה קורה כמעט בכל ארגון. משקיעים חודשים בבניית דשבורד, כולם מרוצים, ואחרי כמה חודשים אף אחד לא פותח אותו. הסיבות חוזרות על עצמן:

• הוא עונה על שאלות של אתמול. הדשבורד נבנה סביב מה שהיה חשוב ביום הבנייה. העסק השתנה מאז, והשאלות השתנו איתו.
• כל שאלה חדשה היא פרויקט. רוצים חיתוך אחר? פונים למי שבנה, מסבירים ומחכים. בסוף מפסיקים לשאול.
• הוא מראה מה, לא למה. רואים שהרווח ירד. כדי להבין למה, חוזרים לאקסל.
• לא סומכים על המספרים. מספיק שמספר אחד לא תואם לדוח של הנהלת החשבונות, והאמון נעלם.

הדור הבא: משאלה לתשובה

במשך שנים יחידת הערך בעולם הנתונים הייתה הדשבורד. זה משתנה. במקום מסך קבוע שמישהו בנה מראש, שואלים שאלה בשפה רגילה ומקבלים תשובה. למשל: "איזה סניף ירד הכי הרבה ברווחיות החודש, ולמה?". התצוגה נבנית סביב השאלה.

הדשבורד לא נעלם. עדיין צריך מסך קבוע למדדים שעוקבים אחריהם כל יום. מה שמשתנה הוא מה שקורה כשעולה שאלה שהדשבורד לא תוכנן אליה. וזה קורה כל שבוע.

מאיפה מתחילים

1. מתחילים מהחלטות, לא מנתונים. רושמים חמש עד שבע החלטות שחוזרות על עצמן, ומה צריך לדעת כדי לקבל כל אחת.
2. מגדירים כל מדד פעם אחת. מה נכנס, מה לא, ומאיזו מערכת הוא מגיע.
3. מחברים את המקורות. ERP, קופות, שכר ומלאי. זה החלק שלוקח הכי הרבה זמן, ובו גם מחליטים באיזה כלי לבנות. על זה כתבנו במדריך לבניית דשבורד.
4. בודקים מול דוח קיים. לפני שמפיצים, מוודאים שהמספרים תואמים למה שאנשי הכספים כבר מכירים.

איפה Figureit נכנסת

Figureit היא מערכת AI מבוססת דאטה ליעילות עסקית. היא מחברת את המערכות של הארגון למקום אחד ולומדת את ההגדרות העסקיות שלכם. משם מקבלים דשבורדים, דוחות, התראות על חריגות ותחזיות. וכשעולה שאלה חדשה, שואלים אותה בעברית ומקבלים תשובה בשניות, בלי צוות דאטה.

המערכת מציפה ועונה. את ההחלטות מקבלים אתם.