מחזור לסניף רואים כל בוקר. רווח לסניף רואים בסגירת החודש, ולפעמים רק ברבעון. בין שני המספרים האלה יושבות רוב ההחלטות של רשת: איפה להוסיף משמרת, איזה סניף לשפץ, איפה להעלות מחיר ואיזה חוזה שכירות לא לחדש. המאמר הזה עוסק באיך בונים רווח והפסד לסניף שאפשר לסמוך עליו, איך משווים סניפים בלי לרמות את עצמכם, ולמה רוב הרשתות רואות את התמונה מאוחר מדי.
מה זה רווחיות לפי סניף
רווחיות לפי סניף היא מה שנשאר מהמכירות של הסניף אחרי העלויות שהוא גורם: חומרי גלם, שכר, שכירות, עמלות והוצאות תפעול, ולפעמים גם חלקו בהוצאות המטה. זה רווח והפסד לסניף, בדיוק כמו הדוח של החברה, רק ברזולוציה של יחידה אחת.
ההבדל בין מחזור לרווחיות הוא ההבדל בין "איזה סניף מוכר הכי הרבה" ל"איזה סניף משאיר הכי הרבה". שני הדירוגים כמעט אף פעם לא זהים. הסניף עם המחזור הגבוה ביותר עשוי לשבת במיקום יקר, לעבוד עם יותר כוח אדם ולהישען על משלוחים בעמלה גבוהה. סניף שקט בפריפריה יכול להשאיר יותר.
מה נכנס לרווח והפסד של סניף
דוח רווח והפסד לסניף בנוי משבע שורות עיקריות. לכל אחת יש מקור אחר במערכות של הארגון, ולכל אחת יש מלכודת משלה.
| שורה | מה כוללים | המלכודת הנפוצה |
|---|---|---|
| הכנסות נטו | מכירות בניכוי מע"מ, הנחות, זיכויים והחזרות | מכירות ברוטו שמנפחות את הסניף |
| עלות המכר | חומרי גלם או סחורה שנצרכו בפועל, לא מה שנקנה | חודש בלי ספירה מציג רכש במקום צריכה |
| שכר | ברוטו, עלויות מעביד, מנהל הסניף, עובדים שמתניידים בין סניפים | עובד שרשום בסניף אחד ועובד בשני |
| שכירות ואחזקה | שכר דירה, ארנונה, דמי ניהול, חשמל ומים | חשבונות דו-חודשיים שנוחתים בחודש אחד |
| עמלות ערוצים | אפליקציות משלוחים, עמלות סליקה, שוברים | הכנסה שנרשמת ברוטו והעמלה נרשמת במטה |
| הוצאות תפעול | אריזות, ניקיון, תחזוקה שוטפת, שיווק מקומי | הוצאות שנרשמות על סניף לא נכון |
| עלויות מטה | הנהלה, כספים, שיווק ארצי, מערכות מידע | כל מפתח העמסה משנה את הדירוג |
השורה האחרונה היא הבעייתית ביותר, ונחזור אליה. אבל רוב הטעויות קורות דווקא בשורות הראשונות: הכנסה שנספרת ברוטו, עלות מכר שמבוססת על רכש ולא על צריכה, ושכר שלא כולל את עלויות המעביד. על עלות המכר במסעדות, הפוד קוסט, ואיפה הוא בורח, כתבנו בנפרד במאמר על פוד קוסט.
שלוש מדרגות של רווח, ושלוש החלטות שונות
לסניף יש שלושה מספרי רווח, לא אחד, וכל אחד מתאים להחלטה אחרת.
- רווח גולמי. הכנסות נטו פחות עלות המכר. זה המדד לתמחור, למגוון ולשליטה בחומרי הגלם.
- תרומת הסניף. הרווח הגולמי פחות כל ההוצאות הישירות של הסניף: שכר, שכירות, עמלות ותפעול. זה המספר שעונה על השאלה אם הסניף מכסה את עצמו ותורם למטה.
- רווח נקי אחרי העמסה. תרומת הסניף פחות חלקו בהוצאות המטה. זה המספר של ההנהלה והדירקטוריון.
הטעות הנפוצה היא להשתמש במדרגה השלישית להחלטות של המדרגה השנייה. סניף שמציג הפסד אחרי העמסה יכול להיות סניף שתורם למטה סכום משמעותי בכל שנה. סגירה שלו לא מעלימה את הוצאות המטה, היא רק מחלקת אותן על פחות סניפים. ההחלטה אם סניף נשאר פתוח צריכה להתקבל על תרומת הסניף, לא על הרווח אחרי העמסה.
העמסת עלויות משותפות: המקום שבו ההשוואה נשברת
הוצאות המטה מתחלקות בין הסניפים לפי מפתח: לפי מחזור, לפי שטח, לפי מספר עובדים או בחלוקה שווה. אין מפתח נכון. יש מפתח שמתאים להוצאה מסוימת, ויש מפתחות שמעוותים.
העמסה לפי מחזור מענישה את הסניפים הטובים: ככל שסניף מוכר יותר, הוא סופג יותר מטה, ונראה פחות רווחי ממה שהוא. חלוקה שווה מענישה את הקטנים. העמסה לפי שטח לא מתחשבת בכך שסניף קטן במרכז עיר יכול להעסיק את המטה יותר מסניף גדול ושקט.
שלושה כללים עוזרים:
- הציגו את תרומת הסניף לפני ההעמסה, ואת ההעמסה בשורה נפרדת. כך כולם רואים מה הסניף עשה ומה המטה הוסיף.
- התאימו את המפתח להוצאה. שיווק ארצי לפי מחזור, מערכות מידע לפי מספר קופות, הדרכה לפי מספר עובדים.
- אל תשנו את המפתח באמצע שנה. שינוי מפתח משנה את הדירוג בלי ששום דבר השתנה בשטח.
להשוות דומה לדומה
השוואת סניפים לפי רווח בשקלים מדרגת אותם לפי גודל. כדי ללמוד משהו צריך לנרמל: להביא כל סניף לאותו קנה מידה, ולהשוות אותו גם לעצמו.
- רווח ומכירות למטר רבוע. מנטרל את גודל החנות. שימושי בקמעונאות, פחות במסעדות, שבהן המטבח תופס שטח ולא מוכר.
- מכירות ורווח גולמי לשעת עבודה. מנטרל את גודל הצוות, ומראה איפה משמרת נוספת מחזירה את עצמה ואיפה לא.
- אותו סניף מול עצמו, בתקופה המקבילה. המדד היחיד שלא תלוי במיקום, בגודל ובוותק. סניף שירד מול עצמו דורש הסבר גם אם הוא עדיין מוביל ברשת.
- קבוצות השוואה. סניפים באותו פורמט, באותו סוג מיקום ובאותו ותק. סניף שנפתח לפני חצי שנה לא משווים לסניף בן עשר שנים.
הפער בין סניפים דומים הוא המקום שבו יש מה ללמוד. כשסניף אחד מוציא על שכר שיעור גבוה בהרבה מסניף דומה לו באותו מחזור, זו שאלה למנהל הסניף. כשכל סניפי הרשת מראים עלות מכר שעולה בהדרגה, זו שאלה לרכש.
המלכודות שהופכות את הדוח ללא נכון
גם כשכל השורות במקום, המספר של הסניף יכול להיות שגוי בחודש מסוים. ארבע סיבות חוזרות:
- חשבוניות ספקים שמגיעות באיחור. ספק שמעביר את החשבונית של סוף החודש בתחילת החודש הבא מעביר איתה את העלות. הסניף נראה רווחי החודש וגרוע בחודש הבא, ושני המספרים לא נכונים.
- ספירות מלאי. בלי ספירת פתיחה וסגירה, עלות המכר שווה לרכש. סניף שקנה הרבה לקראת חג נראה כאילו הפסיד, וסניף שחי מהמלאי נראה כאילו הרוויח.
- זיכויים והחזרות. זיכוי ללקוח שנרשם במטה ולא בסניף, או החזרת סחורה לספק שלא עודכנה במלאי.
- העברות בין סניפים ומהמטבח המרכזי. סחורה שעברה מסניף לסניף, או מהמטבח המרכזי בלי מחיר העברה מוסכם, משפרת את הדוח של אחד על חשבון השני.
המשותף לכולן: הן לא טעויות של הסניף, אלא של זמן ושל מקום. העלות נכונה, היא רק נחתה בחודש הלא נכון או על הסניף הלא נכון. לכן דוח רווחיות לפי סניף שנבנה מהנהלת החשבונות בלבד, בלי המלאי והקופה, מתנדנד מחודש לחודש בלי סיבה תפעולית.
השאלות השבועיות של מנהל רשת
רווחיות לפי סניף היא דוח חודשי, אבל רוב מה שמזיז אותה מתגלה בשבוע. חמש שאלות שכדאי לשאול כל שבוע:
- איזה סניף ירד במכירות מול עצמו בשבוע המקביל, ובכמה?
- איפה שיעור השכר מהמכירות עלה, ומה קרה שם: פחות מכירות או יותר שעות?
- איפה עלות המכר כאחוז מהמכירות חרגה מהטווח הרגיל של הסניף?
- אילו סניפים נשענים על משלוחים יותר מהממוצע, וכמה מהמחזור שלהם נשאר אחרי העמלות?
- איזה סניף נמצא כבר שלושה שבועות ברצף מתחת לקבוצת ההשוואה שלו?
שאלה שהתשובה לה דורשת יותר מיום עבודה היא ממצא בפני עצמו. על בחירת המדדים שעוקבים אחריהם ברשת כתבנו במאמר על מדדי KPI לפי סוג הפעילות.
למה רוב הרשתות רואות את זה רק בסגירת חודש
התשובה פשוטה: הנתונים לא יושבים יחד. המכירות בקופה, הרכש והמלאי ב-ERP, השכר במערכת הנוכחות ובתלוש, העמלות בדוחות של אפליקציות המשלוחים, והשכירות בהנהלת החשבונות. מישהו בכספים מחבר את כל זה אחרי שהחודש נסגר, בודק, מתקן, ומוציא קובץ. עד שהוא מגיע למנהל הרשת, החודש הבא כבר באמצע.
התוצאה היא שרשתות מנהלות מחזור בזמן אמת ורווח בדיעבד. מנהל סניף יודע כל יום כמה מכר, ומגלה פעם בחודש כמה זה עלה. ההחלטות שאפשר היה לקבל בשבוע השני של החודש, על משמרות, על מבצע שלא מחזיר את עצמו, על ספק שהעלה מחיר, מתקבלות בחודש שאחריו.
כשהמקורות מחוברים, רווח והפסד לסניף הופך מדוח חודשי לתמונה שמתעדכנת, ומדוח של הכספים לכלי של מנהל הרשת.
איפה Figureit נכנסת
Figureit היא מערכת AI מבוססת דאטה ליעילות עסקית. היא מחברת את הקופות, ה-ERP, מערכת השכר ודוחות המשלוחים למקום אחד, ובונה מהם רווח והפסד לכל סניף, עם תרומת הסניף לפני ההעמסה ואחריה. שואלים בעברית, למשל "אילו סניפים ירדו ברווח הגולמי החודש מול התקופה המקבילה, ומה הסביר את הירידה?", ומקבלים תשובה עם הפירוט, בלי לחכות לסגירת החודש. איך זה נראה בענף שלכם אפשר לראות בעמודי הפתרון למסעדות ורשתות ולקמעונאות.
המערכת מציפה את הפער בין הסניפים ואת הסיבה לו. מה עושים עם סניף שתורם פחות, מחליטים אתם.