פוד קוסט הוא המספר שכל בעל מסעדה מכיר, ואחד המספרים שהכי קל לחשב לא נכון. רוב המסעדות יודעות להגיד כמה הוא היה בחודש שעבר. הרבה פחות יודעות להגיד כמה הוא היה צריך להיות, ואיפה הפער בין השניים. המאמר הזה עוסק בשתי השאלות האלה: איך מחשבים פוד קוסט נכון, ואיפה הכסף בורח בין המטבח לדוח.
מה זה פוד קוסט
פוד קוסט (food cost) הוא עלות חומרי הגלם שנצרכו בתקופה, מחולקת במכירות המזון באותה תקופה, באחוזים. "נצרכו" היא המילה החשובה. לא מה שנקנה, אלא מה שיצא מהמחסן ומהמקרר: מלאי פתיחה, ועוד רכש, פחות מלאי סגירה.
הקיצור הנפוץ, רכש חלקי מכירות, עובד רק כשהמלאי יציב. במסעדה שהצטיידה לקראת חג, או שחיה שבוע מהמלאי, הקיצור הזה מזיז את המספר בכמה נקודות לכל כיוון בלי ששום דבר השתנה במטבח.
שלושה דיוקים קטנים שמשנים את התוצאה:
- המכירות הן נטו. בלי מע"מ, אחרי הנחות וזיכויים. פוד קוסט שמחושב על מכירות ברוטו נראה טוב ממה שהוא.
- משקאות בנפרד. אלכוהול ושתייה קלה הם מרכז רווח אחר, עם שיעור אחר. מערבבים אותם, והמספר של המטבח מיטשטש.
- ארוחות עובדים ופינוקים. חומר גלם שיצא בלי מכירה מולו. או שרושמים אותו כהוצאה נפרדת, או שהוא מתחבא בפוד קוסט.
תיאורטי מול בפועל: הפער חשוב מהמספר
לכל מסעדה יש שני מספרי פוד קוסט, גם אם היא מחשבת רק אחד.
פוד קוסט תיאורטי הוא מה שהיה צריך להיות: לכל מנה שנמכרה, עלות המרכיבים לפי המתכון ולפי מחירי הרכש העדכניים. מכפילים בכמות שנמכרה מכל מנה, מסכמים, ומחלקים במכירות. זה המספר של התפריט, של המתכונים ושל התמחור.
פוד קוסט בפועל הוא מה שקרה: הצריכה לפי ספירות, מחולקת במכירות. זה המספר של המטבח.
הפער ביניהם הוא כל מה שלא עבר דרך המתכון: מנות גדולות מדי, פחת, קלקול, טעויות, ארוחות שלא נרשמו, וסחורה שיצאה בלי שמישהו ראה. מסעדה עם פוד קוסט בפועל סביר ופער גדול מול התיאורטי מפסידה כסף שהיא לא רואה. מסעדה עם פוד קוסט גבוה ופער קטן צריכה לטפל בתפריט ובתמחור, לא במטבח.
לכן השאלה הראשונה אינה "כמה הפוד קוסט שלנו", אלא "כמה הוא היה צריך להיות, ואיפה ההפרש".
את הפער כדאי להציג גם בשקלים, לא רק בנקודות אחוז. פער קטן בנקודות אחוז נשמע זניח, אבל כשמכפילים אותו במכירות השנתיות של כל הסניפים מקבלים סכום שאף מנהל לא היה מאשר כהוצאה.
מה האחוז הנכון
אין אחוז אחד נכון. הטווח המקובל שונה בין קונספטים: מסעדת שף, בית קפה, פיצרייה, המבורגרייה ובר עובדים עם מבנה עלויות אחר לגמרי, ובכל אחד מהם היחס בין חומרי גלם, שכר ושכירות שונה. מסעדה עם פוד קוסט גבוה ושכר נמוך יכולה להיות רווחית יותר ממסעדה הפוכה.
מה שכן אפשר לנהל הוא שני דברים: המגמה, כלומר האם המספר שלכם זז ולמה, והפער מול התיאורטי. שניהם לא תלויים בממוצע של הענף, ושניהם מראים בעיה בשבוע שבו היא קורה.
מה צריך כדי למדוד אותו
חישוב פוד קוסט דורש חמישה מרכיבים. כל אחד יושב במקום אחר, ובכל אחד יש מקום לטעות.
| מרכיב | מאיפה הוא מגיע | מה משתבש בדרך כלל |
|---|---|---|
| רכש | חשבוניות ספקים, ב-ERP או בהנהלת חשבונות | חשבונית שנקלטת חודש אחרי הסחורה |
| ספירות פתיחה וסגירה | ספירת מלאי בסוף כל תקופה | ספירה חלקית, או אותו פריט ביחידות שונות |
| מתכונים ומנות | כרטיסי מתכון, עם כמויות וחומרי גלם | מתכון שלא עודכן כשהמחיר או המנה השתנו |
| מכירות לפי מנה | הקופה | מנה בקופה שלא מקושרת למתכון |
| פחת וארוחות עובדים | יומן פחת, רישום בקופה | לא נרשם, ונכנס לפער |
המרכיב שהכי הרבה מסעדות מדלגות עליו הוא המתכונים. בלי מתכון מתומחר לכל מנה אין פוד קוסט תיאורטי, ובלי תיאורטי אין פער. נשאר רק המספר בפועל, שמשתנה מחודש לחודש בלי שאפשר להגיד למה. על ספירות מלאי ועל מה שדוח מלאי צריך להראות כתבנו במאמר על דוח מלאי.
לפי סניף ולפי קטגוריה
ברשת, פוד קוסט אחד לכל הרשת מסתיר יותר ממה שהוא מגלה. שני סניפים עם אותו תפריט ואותם ספקים אמורים להראות מספר דומה. כשאחד מהם גבוה בכמה נקודות באופן עקבי, ההסבר נמצא באותו סניף: במנות, בפחת, בספירה או במשהו שיוצא מהדלת האחורית.
החיתוך השני הוא לפי קטגוריה: בשר, דגים, ירקות, מוצרי חלב, יבשים, מאפה. פוד קוסט כולל יציב יכול להסתיר קטגוריה שעלתה וקטגוריה שירדה. הקטגוריות היקרות, בשר ודגים, הן גם אלה שבהן מנה גדולה מדי או פחת של יום אחד שווים הכי הרבה כסף, ולכן אותן סופרים בתדירות גבוהה יותר.
ברשתות עם מטבח מרכזי יש חיתוך שלישי: המטבח המרכזי עצמו. הוא קונה את חומרי הגלם, מעבד אותם ומעביר לסניפים במחיר העברה. אם מחיר ההעברה לא מעודכן, הפוד קוסט של הסניפים נראה טוב והמטבח המרכזי סופג את ההפרש, או להפך. את שני הצדדים צריך לראות יחד.
החיבור בין פוד קוסט לרווחיות הסניף כולו, עם השכר, השכירות והעמלות, מתואר במאמר על רווחיות לפי סניף.
הנדסת תפריט בשני משפטים
מסדרים את המנות לפי שני צירים: כמה הן נמכרות, וכמה שקלים הן משאירות אחרי חומרי הגלם. את המנות שנמכרות הרבה ומשאירות הרבה מקדמים ושומרים, את אלה שנמכרות הרבה ומשאירות מעט מתמחרים מחדש או מקטינים בהן את העלות, ואת אלה שלא נמכרות ולא משאירות מורידים מהתפריט.
הדגש הוא על שקלים, לא על אחוזים. מנה עם פוד קוסט גבוה שמשאירה הרבה שקלים עדיפה על מנה עם אחוז יפה שמשאירה מעט.
איפה הכסף בורח
הפער בין תיאורטי לבפועל מורכב בדרך כלל מכמה מקורות, שכל אחד לבדו נראה קטן.
- מנות. מנה שיוצאת גדולה מהמתכון. כף נוספת של חומר גלם יקר, מוכפלת במספר המנות בחודש.
- פחת. הכנה עודפת שנזרקת בסוף היום, סחורה שמתקלקלת, טעויות במטבח, מנות שחוזרות. פחת שלא נרשם נראה כמו גניבה, ופחת שנרשם אפשר לצמצם.
- מה שיוצא בלי רישום. ארוחות עובדים, פינוקים לאורחים, ביטולים בקופה אחרי שהמנה כבר יצאה, וסחורה שפשוט נעלמה.
- שינויי מחיר של ספקים. ספק שהעלה מחיר ולא עדכנו את המתכון. הפוד קוסט התיאורטי נשאר נמוך, הבפועל עולה, והפער נראה כמו בעיה במטבח.
- מבצעים והנחות. מנה במבצע מוכרת את אותם חומרי גלם בפחות כסף. הפוד קוסט עולה בלי ששום דבר השתנה במטבח, ומי שלא מחבר את זה למבצע מחפש את הבעיה במקום הלא נכון.
- העברות בין סניפים. סחורה שעברה מסניף לסניף בלי רישום מופיעה כפחת אצל אחד וכרווח אצל השני.
כל מקור כזה דורש תגובה אחרת: הדרכה, שינוי בכמויות ההכנה, עדכון מתכונים, נהלי רישום או שיחה עם ספק. בלי לפרק את הפער למקורות, התגובה היחידה שנשארת היא "לדבר עם השף".
השגרה השבועית
פוד קוסט שבודקים פעם בחודש מגלה בעיה אחרי שהיא עלתה חודש שלם. שגרה שבועית קצרה מקטינה את זה לשבוע.
| תדירות | מה עושים | מי |
|---|---|---|
| כל יום | רישום פחת, רישום ארוחות עובדים, בדיקת מנות במבצע | מנהל משמרת |
| כל שבוע | ספירת הפריטים היקרים, פוד קוסט בפועל מול תיאורטי לכל סניף, הפריטים עם הפער הגדול ביותר, שינויי מחיר מספקים | מנהל הסניף או השף |
| כל חודש | ספירה מלאה, פוד קוסט לפי קטגוריה, עדכון מתכונים, הנדסת תפריט | מנהל הרשת וסמנכ"ל הכספים |
השבוע הוא הקצב החשוב. ספירה מלאה כל שבוע אינה מעשית ברוב המסעדות, אבל ספירה של הפריטים היקרים ביותר קצרה בהרבה, ותופסת את רוב הכסף.
איפה Figureit נכנסת
Figureit היא מערכת AI מבוססת דאטה ליעילות עסקית. היא מחברת את הקופות, מערכת הרכש והמלאי והמתכונים למקום אחד, ומחשבת פוד קוסט תיאורטי ובפועל לכל סניף ולכל קטגוריה, עם הפער ביניהם. שואלים בעברית, למשל "באיזה סניף הפער בין הפוד קוסט התיאורטי לבפועל גדל השבוע, ובאילו פריטים?", ומקבלים תשובה עם הפירוט. אתם מגדירים מה נחשב חריג, ומקבלים התראה כשסניף או קטגוריה חורגים מהטווח שלהם. איך זה נראה ברשת מסעדות אפשר לראות בעמוד הפתרון למסעדות ורשתות.
המערכת מציפה את הפער ואת מקורותיו. מה עושים עם מנה גדולה מדי או עם ספק שהעלה מחיר, מחליטים אתם.