מחירים של ספקים לא קופצים. הם זוחלים. כמה אגורות לקילו, אריזה שהייתה 12 יחידות והפכה ל-10, פריט חלופי "אותו דבר בדיוק" במחיר אחר, מבצע שנגמר בלי הודעה. אף אחד מהשינויים האלה לא מצדיק שיחת טלפון, ולכן אף אחד לא מודיע עליהם. אחרי שלושה חודשים הפוד קוסט עלה, ואף אחד לא יודע להגיד ממה.
המאמר הזה עוסק בשאלה אחת: איך תופסים מחיר שעלה ביום שבו הוא הגיע, במקום לגלות אותו בדוח. התשובה פשוטה לתיאור וקשה לביצוע: כל משלוח, כל שורה, מול המחיר האחרון מאותו ספק.
איך מחיר עולה בלי שמישהו מודיע
מחיר של ספק עולה בארבע דרכים, ורק אחת מהן נראית כמו העלאת מחיר. שלוש האחרות נראות כמו משלוח רגיל.
- כמה אגורות ליחידה. המחיר לקילו עגבניות זז מעט, ואחרי חודש עוד מעט. כל שינוי בפני עצמו קטן מכדי שישימו לב. הסכום לאורך שנה הוא סיפור אחר.
- אריזה שהשתנתה. המחיר לקרטון נשאר. הקרטון מכיל פחות. על החשבונית השורה נראית זהה, והמחיר ליחידה בפועל עלה.
- פריט חלופי. "לא היה את זה, שמתי במקום". מותג אחר, גודל אחר, לפעמים איכות אחרת, ובדרך כלל מחיר אחר. בתעודה הוא מופיע תחת שם דומה.
- מבצע שנגמר. המחיר שסיכמתם היה מחיר היכרות או מחיר לתקופה. התקופה נגמרה, והמחיר חזר למחירון בלי שמישהו אמר.
יש גם מקרים שבהם המחיר באמת עולה בגלל השוק: עונה, מזג אוויר, שער חליפין. אלה לגיטימיים. אבל גם אותם כדאי לדעת ביום שהם קורים, כי יש לכם תגובה: לשנות מנה, לקנות את הפריט הזה החודש ממישהו אחר, או לפחות לדעת שהפוד קוסט יעלה ולמה.
למה דוח סוף החודש מסתיר את זה
דוח הוצאות חודשי מסתיר התייקרויות כי הוא מראה סכומים, לא מחירים. שורה אחת לספק עם סכום חודשי מערבבת כמה קניתם עם כמה שילמתם על כל יחידה. אם קניתם יותר כי היה חודש חזק, הסכום עלה גם בלי התייקרות. אם קניתם פחות, התייקרות יכולה להתחבא בתוך סכום נמוך יותר.
גם דוח פוד קוסט, שמתקן את זה ומחלק במכירות, מערבב סיבות. פוד קוסט שעלה יכול להיות מנות גדולות מדי, פחת, תמהיל של מנות יקרות, או מחיר. הדוח לא יודע להפריד ביניהם. ובינתיים עברו שבועות: החשבונית הגיעה להנהלת החשבונות, שם הוקלד הסכום הכולל, ואף אחד לא הסתכל על המחיר לשורה. על המבנה של הדוח הזה, ולמה הפער בין פוד קוסט תיאורטי לפוד קוסט בפועל חשוב יותר מהמספר עצמו, כתבנו במאמר על פוד קוסט.
המסקנה היא שהמקום היחיד שבו אפשר לתפוס מחיר הוא השורה בתעודת המשלוח או בחשבונית, ביום שהיא מגיעה. אחר כך היא נעלמת בתוך סכום.
השוואה שורה מול שורה: המחיר האחרון מאותו ספק
הבדיקה שתופסת התייקרויות היא השוואה של כל שורה במשלוח למחיר האחרון ששילמתם על אותו פריט לאותו ספק. לא למחירון, שבדרך כלל ישן או לא קיים. לא לממוצע. לקנייה הקודמת.
כדי שההשוואה תעבוד, צריך שלושה דברים:
| מה צריך | למה | מה קורה בלעדיו |
|---|---|---|
| מחיר ליחידת מידה אחידה | קילו, ליטר, יחידה. לא "קרטון" | אריזה שהשתנתה לא נתפסת |
| זיהוי של הפריט אצל הספק | אותו פריט, גם אם השם בתעודה השתנה קצת | פריט חלופי עובר כפריט חדש |
| המחיר הקודם זמין בדלת, לא במשרד | ההשוואה קורית כשהסחורה עוד כאן | הפער מתגלה אחרי שהתשלום יצא |
הנקודה השלישית היא הקשה. מי שמקבל את הסחורה בדלת לא זוכר כמה עלה הקילו בשבוע שעבר, ולא יחפש בחשבוניות של החודש הקודם באמצע הכנות לשירות. לכן ברוב המסעדות ההשוואה לא קורית. לא בגלל עצלות, אלא כי המידע לא נמצא במקום שבו הוא נחוץ.
מה שכן אפשר לעשות ידנית: רשימה של עשרים הפריטים שעולים הכי הרבה, עם המחיר האחרון ליד כל אחד, מודפסת ליד הדלת. מעדכנים אותה כשמחיר זז. זה לא מכסה הכול, אבל זה מכסה את רוב הכסף.
מחירון, הסכם, ומה שקורה ביניהם
מחירון ספק והסכם מחירים שווים משהו רק אם מישהו בודק מולם. ברוב המסעדות יש סיכום בעל פה או בהודעה, לפעמים מלפני שנתיים, ואף אחד לא משווה אליו את החשבוניות.
מה כדאי שיהיה כתוב, גם עם ספק קטן:
- מחיר לפריט ליחידת מידה, לא לאריזה.
- תוקף. עד מתי המחיר הזה, ומה קורה אחריו.
- איך מודיעים על שינוי. בכתב, לפני שהוא נכנס לתוקף, ולא בתעודה.
- מה עושים עם פריט חלופי. האם הספק רשאי להחליף, ובאיזה מחיר.
לפריטים שאין להם מחיר קבוע, כמו דגים, ירקות עונתיים או בשר טרי, מסכמים משהו אחר: מחיר שבועי שנשלח מראש, או מנגנון כמו "מחיר השוק פלוס מרווח מוסכם". העיקר הוא שהמחיר ידוע לפני שהסחורה מגיעה, ולא מתגלה אחריה.
וההסכם הוא רק חצי. החצי השני הוא ההשוואה אליו: אחת לחודש, הפריטים העיקריים בחשבוניות מול מה שסוכם. בלי זה, ההסכם הוא נייר.
הפריטים שחשוב לעקוב אחריהם קודם
לא צריך לעקוב אחרי כל פריט באותה תשומת לב. ברוב המטבחים, מספר קטן של פריטים מהווה את רוב הוצאות חומרי הגלם: בשר, דגים, מוצרי חלב, שמן, כמה ירקות מרכזיים, ומה שמגדיר את הקונספט שלכם. שם יושב הכסף, ושם התייקרות קטנה שווה יותר מהכפלת המחיר של תבלין.
איך בונים את הרשימה: לוקחים את החשבוניות של החודשיים או השלושה האחרונים, מסכמים לפי פריט, וממיינים מהגדול לקטן. הרשימה שמתקבלת היא כמעט תמיד קצרה מהצפוי. הפריטים האלה מקבלים השוואה בכל משלוח, ומבט שבועי על המגמה. כל השאר מקבל בדיקה חודשית.
הרשימה הזאת גם אומרת עם מי כדאי לנהל משא ומתן. ספק שמספק שלושה פריטים מראש הרשימה שווה שיחה רצינית. ספק של פריט אחד מהזנב, פחות.
מתי מתמקחים ומתי מחליפים ספק
מתמקחים כשהמחיר זז בלי הודעה, כשהאריזה השתנתה, או כשיש לכם הצעה כתובה מספק אחר. מחליפים כשההתייקרויות חוזרות ואין להן הסבר, או כשהבעיה היא לא רק מחיר אלא גם אספקה ואיכות.
לפני שמחליפים, כדאי לזכור שספק הוא לא רק מחיר. הוא גם ימי אספקה, אמינות, תנאי תשלום, איכות שהמטבח מכיר, ומנות שבנויות עליה. מעבר לספק זול יותר על פריט אחד, שמביא איתו משלוחים לא סדירים, עולה יותר ממה שהוא חוסך. לכן משווים סל, לא פריט: אותה רשימת פריטים עיקריים, שני ספקים, מחיר ליחידת מידה.
ומה שעוזר במשא ומתן יותר מכל טיעון הוא נתונים: "בפברואר שילמנו ככה, במאי ככה, ביולי ככה, ולא קיבלנו הודעה". ספק שיודע שאתם רואים כל שורה מתנהג אחרת מספק שיודע שאתם רואים רק את הסכום. על התהליך כולו, מההזמנה ועד התשלום, כתבנו במאמר על ניהול רכש במסעדה.
שגרה פשוטה: כל משלוח, כל שורה, מול המחיר האחרון
השגרה שתופסת התייקרויות היא שלוש פעולות: בדלת, בשבוע, ובחודש. כל אחת מהן קצרה, ובלי השלישית שתי הראשונות מאבדות את הערך.
בדלת, בכל משלוח. מי שמקבל סחורה מצלם את התעודה ומסמן כל שורה שהמחיר בה שונה מהאחרון, או שהפריט בה לא מה שהוזמן. לא מחליט, רק מסמן.
בשבוע. הבעלים או המנהל עובר על השורות שסומנו. לכל אחת יש שלוש תוצאות אפשריות: מאשרים את המחיר החדש, מבקשים זיכוי, או מחליטים משהו על הפריט, ספק אחר או מנה אחרת. מה שסוכם נרשם, כי בשבוע הבא תצטרכו את "המחיר האחרון" המעודכן.
בחודש. הנהלת החשבונות בודקת שהזיכויים שסוכמו הגיעו, ומשווה את הפריטים העיקריים להסכם. כאן נסגר המעגל. איך עושים את ההתאמה הזאת, ומה עושים כשההזמנה, התעודה והחשבונית לא מסתדרות, פירטנו במאמר על בקרת חשבוניות ספקים.
מי שעושה את זה ידנית יגלה שהחלק הקשה הוא לא ההחלטה אלא ההשוואה: לדעת, בדלת, כמה עלה אותו פריט מאותו ספק בפעם הקודמת. זה בדיוק החלק שמערכת צריכה לעשות.
איפה Figureit נכנסת
Figureit היא מערכת AI מבוססת דאטה ליעילות עסקית. לעסקי מזון היא עושה את ההשוואה הזאת בעצמה: מצלמים את תעודת המשלוח או החשבונית, או מעלים את הקבצים שכבר יש לכם, והמערכת קוראת כל שורה ובודקת אותה מול הקנייה הקודמת מאותו ספק. מחיר שעלה, אריזה שהשתנתה או פריט חלופי נתפסים ביום שהם מגיעים, לא בסוף החודש. שואלים בעברית, בטקסט או בקול, מהטלפון או מהמחשב: "אילו פריטים התייקרו החודש, אצל איזה ספק, ובכמה?" או "כמה שילמנו על שמן בכל אחד משלושת החודשים האחרונים?"
המערכת מציפה את הפער ואת ההיסטוריה. אם לאשר את המחיר, לבקש זיכוי או לדבר עם ספק אחר, מחליטים אתם.