ניהול רכש במסעדה: מההזמנה ועד החשבונית, בלי לאבד כסף בדרך

חומרי הגלם הם, יחד עם כוח האדם, ההוצאה הגדולה ביותר ברוב עסקי המזון. ובכל זאת, ברוב המסעדות הרכש מנוהל בוואטסאפ עם הספק, בתעודת משלוח שנחתמה בדלת האחורית, ובחשבונית שמגיעה להנהלת החשבונות אחרי שבועיים. בין הרגע שבו השף כותב "תביא 20 קילו" לרגע שבו הכסף יוצא יש שישה שלבים, ובכל אחד מהם יכול להיעלם קצת כסף.

המאמר הזה הוא מפה של התהליך: מה קורה בכל שלב, איפה הכסף בורח, מי צריך להיות אחראי, ואיזו שגרה שבועית מספיקה כדי לשלוט בזה בלי צוות ובלי מערכת מסובכת. לרוב השלבים יש מאמר מפורט משלהם, ונקשר אליו בדרך.

מה זה ניהול רכש במסעדה

ניהול רכש במסעדה הוא כל מה שקורה מהרגע שמחליטים מה להזמין ועד הרגע שהספק מקבל את הכסף: ההחלטה על הכמות, ההזמנה, קבלת הסחורה, בדיקת תעודת המשלוח, אישור החשבונית והתשלום. זה לא "לקנות בזול". זה לוודא שמה שהזמנתם הוא מה שהגיע, שמה שהגיע הוא מה שחויבתם עליו, ושמה שחויבתם עליו הוא המחיר שסיכמתם.

ההבדל בין מסעדה ששולטת ברכש למסעדה שלא הוא לא גודל ולא תקציב. הוא אם יש מישהו שרואה את ארבעת המסמכים יחד: ההזמנה, תעודת המשלוח, החשבונית והספירה. כשכל מסמך יושב אצל אדם אחר, אף אחד לא רואה את הפער.

ששת השלבים, ואיפה הכסף בורח בכל אחד

מחזור הרכש בעסק מזון הוא שישה שלבים. בכל אחד מהם יש דליפה אופיינית, ובדרך כלל היא לא דרמטית: עוד ארגז שלא היה צריך, שורה שחסרה בתעודה, מחיר שזז בכמה אגורות. הסכום של הדליפות הקטנות האלה הוא מה שמופיע בסוף החודש כפוד קוסט גבוה בלי הסבר.

שני השלבים הראשונים קובעים כמה סחורה נכנסת. על ההחלטה כמה להזמין, ועל ההבדל בין הזמנה מצריכה להזמנה מתחושה, כתבנו במאמר על מה להזמין ומתי. שלושת השלבים האחרונים קובעים כמה משלמים, ושם רוב הפערים הם פערי מסמכים: מה שנכתב בהזמנה, מה שנכתב בתעודה ומה שנכתב בחשבונית הם שלושה מספרים שונים, ואף אחד לא שם אותם זה ליד זה. במאמר על בקרת חשבוניות ספקים פירטנו איך סוגרים את הפער הזה.

למה רוב המסעדות מגלות את זה רק בסוף החודש

רוב המסעדות מגלות בעיות רכש בסוף החודש כי זה הרגע הראשון שבו מישהו מסתכל על כל החשבוניות יחד. עד אז, כל מסמך נמצא במקום אחר ואצל אדם אחר.

תעודת המשלוח נחתמה במטבח ונשארה בערימה ליד הקופה. החשבונית הגיעה במייל להנהלת החשבונות, שם הקלידו את הסכום הכולל בלי להסתכל על השורות. הספירה, אם הייתה, נכתבה בדף. ומי שיודע אם הכמות באמת הגיעה, המנהל שחתם, כבר לא זוכר. כשרואה החשבון שולח את דוח הרווח והפסד, חומרי הגלם גבוהים מהרגיל, ואפשר רק לנחש למה: מנות גדולות מדי? פחת? מחיר שעלה אצל ספק? כל ההסברים אפשריים, ואף אחד מהם לא ניתן לבדיקה חודש אחורה.

הנקודה היא שרוב הדליפות ניתנות לתפיסה ביום שבו הן קורות, ורק אז. מחיר שעלה אפשר לראות בתעודה, אם משווים אותה לתעודה הקודמת. כמות חסרה אפשר לראות בדלת, אם סופרים. איך תופסים מחיר שזז לפני שהוא נבלע בדוח פירטנו במאמר על התייקרויות של ספקים.

מי אחראי על מה

בקרת רכש נכשלת כשהיא "של כולם". בפועל יש ארבעה תפקידים, וגם במסעדה אחת שבה אדם אחד ממלא שניים מהם, כדאי להפריד ביניהם במחשבה.

השף או מנהל המטבח מחליט מה צריך. הוא מכיר את התפריט, את הצריכה ואת מה שנגמר אתמול. ההזמנה צריכה לצאת ממנו, או לפחות להיות מאושרת על ידו, ולהיות כתובה.

מנהל המשמרת או מי שמקבל סחורה אחראי על הדלת: לספור, לשקול מה ששוקלים, לבדוק טריות, ולחתום רק על מה שהגיע. אם משהו חסר, זה נרשם על התעודה עכשיו, לא נזכר אחר כך.

הבעלים או מנהל המסעדה אחראי על המחיר ועל הספק: הסכמים, מחירונים, החלטה מה עושים עם התייקרות, והשוואה בין ספקים. הוא זה שרואה את התמונה השבועית.

הנהלת החשבונות אחראית על ההתאמה: חשבונית מול תעודה, זיכויים שהובטחו והגיעו, וכרטסת הספק בסוף החודש. היא לא יכולה לדעת אם הכמות הגיעה. היא יכולה לדעת אם מה שחויב תואם למה שנחתם.

הכשל הנפוץ הוא שהאדם בדלת לא יודע מה הוזמן, והאדם בהנהלת החשבונות לא יודע מה הגיע. שניהם עושים את העבודה שלהם, והפער נופל ביניהם.

ארבעה מסמכים שבלעדיהם אין בקרה

כדי לשלוט ברכש צריך ארבעה רישומים, ולא יותר: הזמנה כתובה, תעודת משלוח חתומה, חשבונית, וספירת מלאי. כל אחד מהם מוכיח משהו אחר, והבקרה היא ההשוואה ביניהם.

• ההזמנה מוכיחה מה ביקשתם. בלעדיה, כל מה שהספק מביא הוא "מה שהזמנו".
• תעודת המשלוח מוכיחה מה הגיע, אם מישהו ספר לפני שחתם. צילום שלה בדלת, עם ההערות עליה, שווה יותר מכל טופס.
• החשבונית מוכיחה מה הספק רוצה לקבל. השורות שלה הן המקום היחיד שבו רואים את המחיר ליחידה.
• הספירה הופכת את הקניות לצריכה. בלי ספירה אתם יודעים כמה קניתם, לא כמה השתמשתם, ולא כמה נזרק או נעלם בדרך. על זה כתבנו במאמר על ספירת מלאי במסעדה.

ההזמנה מול התעודה תופסת חוסרים. התעודה מול החשבונית תופסת פערי מחיר וחיובים כפולים. החשבוניות מול הספירות תופסות את מה שאף מסמך לא מראה: פחת, מנות גדולות מדי, ומה שיצא מהמטבח בלי להימכר.

השגרה השבועית שמחזיקה את זה

שגרת רכש טובה היא שלוש פעולות יומיות קצרות, בדיקה שבועית אחת, והתאמה חודשית אחת. מה שלא נכנס לשגרה לא קורה, גם כשכולם יודעים שהוא חשוב.

כל יום. מצלמים כל תעודת משלוח בדלת, עם ההערות עליה. רושמים במילה אחת מה נגמר ומה נזרק, ברגע שזה קורה. ההזמנה למחר יוצאת כתובה, לפי מה שצריך ולא לפי מה שנראה חסר.

כל שבוע. ספירה של הפריטים שחשובים, אלה שעולים הרבה וזזים מהר. מעבר על שורות שהמחיר שלהן זז מול הקנייה הקודמת. השוואה קצרה: מה הזמנו, מה נזרק, ומה נגמר באמצע משמרת. מכאן מתקנים את ההזמנה לשבוע הבא.

כל חודש. התאמה של החשבוניות מול התעודות ומול כרטסת הספק, מעקב אחרי זיכויים שהובטחו, ומבט על הספקים הגדולים: האם המחיר ליחידה של הפריטים העיקריים זז לאורך החודשים האחרונים.

הטעות הנפוצה היא לעשות הכול פעם בחודש. אז הספירה הופכת ליום שלם, המעבר על החשבוניות מגלה פערים שכבר אי אפשר לברר, ושום דבר לא משפיע על ההזמנה של מחר.

מה משתנה כשיש כמה סניפים

כשיש כמה סניפים, הרכש משתנה בשלושה דברים: המחיר הופך למשהו שמנהלים במרכז, ההשוואה בין סניפים הופכת לכלי הבקרה החשוב ביותר, והמסמכים מתרבים מהר יותר מהיכולת לעבור עליהם.

מחיר הוא עניין של רשת, לא של סניף. אותו ספק יכול לחייב שני סניפים במחיר שונה על אותו פריט, בלי כוונה רעה, פשוט כי מי שהזמין בסניף אחד סיכם אחרת. הסכם אחד לכל הרשת, ובדיקה שכל סניף מחויב לפיו, הם הצעד הראשון.

ההשוואה בין סניפים היא היתרון הגדול של רשת. פוד קוסט שונה בין שני סניפים עם תפריט דומה הוא שאלה שצריכה תשובה: מנות גדולות יותר, פחת, הזמנה עודפת, או מחיר. בסניף יחיד אין למה להשוות. ברשת, הסניף השני הוא קנה המידה.

והמסמכים. עשרים משלוחים ביום בשישה סניפים הם מאות שורות בשבוע. אף אחד לא יעבור עליהן ידנית, ולכן ברשתות הבקרה או שהיא אוטומטית או שהיא לא קיימת. מה שבמסעדה אחת אפשר להחזיק בראש, ברשת חייב לשבת במערכת.

איפה Figureit נכנסת

Figureit היא מערכת AI מבוססת דאטה ליעילות עסקית. בעסקי מזון היא מחברת את ארבעת המסמכים למקום אחד: מצלמים את תעודת המשלוח או החשבונית, או מעלים את הקבצים שכבר יש לכם, והמערכת קוראת כל שורה ומשווה אותה לקנייה הקודמת מאותו ספק, כך שמחיר שעלה נתפס ביום שהוא מגיע. ספירות, מה נגמר ומה נזרק מדווחים בקול או בהודעה קצרה בעברית מהטלפון, ומהם היא מחשבת את הצריכה האמיתית ומכינה כל יום מה להזמין מכל ספק, עם הסיבה לכל כמות. היא עובדת גם בלי חיבור לקופה, ועם קופה מחוברת היא מדויקת יותר. שואלים בעברית, בטקסט או בקול: "מה הזמנו מספק הירקות השבוע ומה נזרק מזה?" או "איזה סניף משלם הכי הרבה על שמן?"

המערכת מציעה ומציפה. מה להזמין, ומה לעשות עם ספק שהמחיר שלו זז, מחליטים אתם.