מה להזמין ומתי: כמות הזמנה, מלאי מינימום וימי מלאי במטבח

הזמנת סחורה מספקים היא ההחלטה הכספית הכי תכופה בעסק מזון. מזמינים כל יום או כל יומיים, מכמה ספקים, ולרוב מתוך תחושה: מה נגמר אתמול, מה נראה חסר במקרר, מה הספק הציע בטלפון. ההחלטה הזו קובעת כמה כסף יושב אצלכם במקרר ובמחסן, כמה ממנו ייזרק, וכמה פעמים תגידו ללקוח שנגמר.

במאמר הזה נציע דרך אחרת לחשוב על זה: להזמין מתוך צריכה, לא מתוך תחושה. נסביר במילים פשוטות מה זה מלאי מינימום ומה זו נקודת הזמנה, איך מעריכים כמה באמת נצרך בין ספירה לספירה, ואיך נראית הזמנה טובה. על מחזור הרכש כולו, מההזמנה ועד התשלום, כתבנו במאמר על ניהול רכש במסעדה.

מזמינים מתוך צריכה, לא מתוך תחושה

הזמנה טובה מתחילה משאלה אחת: כמה מהפריט הזה אנחנו צורכים ביום, ולכמה ימים ההזמנה הזו צריכה להספיק. כל השאר, מלאי מינימום, נקודת הזמנה, ימי מלאי, הוא דרכים שונות לענות על אותה שאלה.

רוב המטבחים לא עונים עליה. הם מזמינים לפי מה שנגמר, לפי מה שהשף זוכר, או לפי מה שהוזמן בפעם הקודמת. זה עובד סביר בשבוע רגיל ונשבר בכל פעם שמשהו משתנה: חג, מזג אוויר, מנה חדשה בתפריט, אירוע של שלושים סועדים. ואז מגלים שהתחושה הייתה מכוונת לשבוע שעבר.

הבעיה אינה חוסר ניסיון. מנהל מטבח ותיק מרגיש את הצריכה טוב מאוד. הבעיה היא שהתחושה לא נשמרת בשום מקום, לא עוברת לסגן כשהוא מזמין במקומו, ואי אפשר לבדוק אותה אחרי שבוע מול מה שבאמת קרה.

שתי הטעויות, ומה כל אחת עולה

בהזמנה אפשר לטעות לשני כיוונים, והם לא סימטריים. הזמנה גדולה מדי הופכת לפחת. הזמנה קטנה מדי הופכת למכירה שלא קרתה. הראשונה נראית במקרר ובפח. השנייה לא נראית בשום מקום, כי מנה שלא נמכרה לא מופיעה בשום דוח.

השורה האחרונה מסבירה למה רוב המטבחים נוטים להזמין יותר מדי. חוסר כואב ברגע, לכולם, מול הלקוח. עודף כואב בשקט, בסוף החודש, למי שמסתכל על עלות המזון. כך נוצר מעגל: נגמר פעם אחת, מזמינים כפול, הכפול נזרק, ובשבוע הבא מזמינים "קצת פחות" מתוך תחושה. על הצד של הזריקות הרחבנו במאמר על פחת במסעדה.

מלאי מינימום ונקודת הזמנה, במילים פשוטות

מלאי מינימום הוא הכמות שמתחתיה אתם לא רוצים לרדת, אף פעם. נקודת הזמנה היא הכמות שבה צריך להזמין כדי לא להגיע למלאי המינימום לפני שהאספקה הבאה נכנסת. שני המושגים נשמעים דומים, אבל הם עונים על שאלות שונות: מינימום שואל "כמה רזרבה", ונקודת הזמנה שואלת "מתי".

הדרך הפשוטה לחשב נקודת הזמנה: צריכה יומית כפול מספר הימים עד שהאספקה הבאה מגיעה, ועל זה מוסיפים את מלאי המינימום. נניח, להמחשה בלבד, פריט שצורכים ממנו ארבע יחידות ביום, הספק מגיע יומיים אחרי ההזמנה, ואתם רוצים רזרבה של יום אחד. נקודת ההזמנה היא שמונה ועוד ארבע, כלומר שתים עשרה יחידות. כשהמלאי יורד לשתים עשרה, מזמינים.

במטבחים נהוג לעבוד גם עם רמת מלאי יעד, שמכונה לפעמים פאר: הכמות שרוצים שתהיה על המדף אחרי שהאספקה נכנסה. ההזמנה היא אז פשוט ההפרש בין היעד למה שיש עכשיו. זו שיטה נוחה לפריטים יציבים, ופחות טובה לפריטים שהצריכה שלהם משתנה מיום ליום, כי היעד נקבע פעם אחת ונשכח.

שלוש הערות על המספרים האלה:

• הם לפריט, לא לקטגוריה. "ירקות" אינם פריט. עגבנייה לסלט ועגבנייה לרוטב הן שני פריטים עם צריכה שונה.
• הם לא קבועים. צריכה של קיץ אינה צריכה של חורף, ותפריט חדש משנה הכול. מספר שלא עודכן כמה חודשים הוא תחושה עם עיגול.
• הם ביחידות שסופרים בהן. אם סופרים קרטונים, מגדירים בקרטונים. אם סופרים קילוגרמים, בקילוגרמים. ערבוב של יחידות הוא מקור שגיאה נפוץ.

זמן אספקה וימי חלוקה

זמן אספקה הוא המרווח בין הרגע שבו שלחתם הזמנה לרגע שבו הסחורה על הרצפה. אצל רוב הספקים לעסקי מזון זה יום או יומיים, אבל זה לא כל הסיפור. לרוב הספקים יש ימי חלוקה קבועים באזור שלכם, ומי שמפספס את יום החלוקה מחכה לבא אחריו.

לכן השאלה הנכונה אינה "כמה זמן לוקח לספק להגיע" אלא "אם אני לא מזמין היום, מתי הפעם הבאה שאוכל לקבל". ההזמנה צריכה לכסות את הצריכה עד האספקה הבאה שאחרי זו, ולא רק עד האספקה הקרובה. ספק שמגיע ביום שני וביום חמישי דורש ביום חמישי הזמנה לארבעה ימים, ולא לשלושה.

כדאי שתהיה לכם רשימה פשוטה: לכל ספק, באילו ימים הוא מגיע, עד איזו שעה צריך לשלוח הזמנה, ומה הזמנת המינימום שלו. הרשימה הזו קובעת את קצב ההזמנות יותר מכל נוסחה.

איך מעריכים צריכה בין ספירות

צריכה לא נמדדת ישירות. היא מחושבת: מה שהיה בספירה הקודמת, ועוד מה שנקנה מאז, פחות מה שיש בספירה הנוכחית. ההפרש הוא מה שיצא מהמדף. בלי ספירה אין צריכה, ובלי צריכה חוזרים לתחושה. על הספירה עצמה, מה סופרים וכל כמה זמן, כתבנו במאמר על ספירת מלאי במסעדה.

ההפרש הזה כולל גם את מה שנזרק. אם מתוך עשרה קילוגרם שיצאו מהמדף שניים הלכו לפח, הצריכה שצריכה להנחות את ההזמנה היא שמונה, לא עשרה. מי שמזמין לפי עשרה מזמין את הפחת של שבוע שעבר מחדש.

ויש גם את הכיוון ההפוך. אם פריט נגמר ביום חמישי בצהריים, הצריכה שנמדדה נמוכה מהביקוש האמיתי, כי מיום חמישי בצהריים לא מכרתם ממנו כלום. הזמנה שמבוססת על הצריכה הזו תגרום לחוסר שוב. לכן חשוב לרשום לא רק מה נזרק אלא גם מה נגמר ומתי, ולהוסיף הערכה של מה היה נמכר אילו היה.

הצריכה שמעניינת אתכם להזמנה היא אם כך שלושה מספרים ביחד: מה יצא מהמדף, פחות מה שנזרק, ועוד מה שהיה נמכר אילו לא נגמר. זה נשמע מסובך, ובפועל זה שתי הודעות ביום: "נזרקו שני קילו עגבניות" ו"נגמרו חצאי עוף בשתיים".

ימי חול, סופי שבוע וחגים

צריכה יומית ממוצעת היא מספר שמסתיר יותר ממה שהוא מראה. יום שלישי ויום שישי אינם אותו יום, ושבוע של חג אינו שבוע רגיל. הזמנה שמבוססת על ממוצע שבועי תהיה גדולה מדי באמצע השבוע וקטנה מדי בסופו.

ההשוואה הנכונה היא אותו יום בשבוע, בשבועות האחרונים. כמה נצרך בימי חמישי האחרונים, ולא כמה נצרך ביום ממוצע. למי שרושם מה נגמר ומה נזרק, המספר הזה כבר קיים.

וחגים דורשים לוח שנה, לא זיכרון. ערבי חג, ימים שבהם הספק לא מחלק, ימי שישי של חופשות בתי ספר, אירועים שנסגרו מראש. עדיף להסתכל על הלוח ביום ראשון ולסמן מה שונה השבוע, מאשר לגלות ביום רביעי שהספק לא עובד מחר.

איך נראית הזמנה טובה

הזמנה טובה היא רשימה לכל ספק, עם כמות לכל פריט, ועם סיבה ליד כל כמות. הסיבה היא החלק שרוב ההזמנות מוותרות עליו, והיא החלק שמאפשר לבדוק את ההזמנה אחרי שבוע, ולמסור אותה למישהו אחר.

לפי ספק. כל ספק מקבל הזמנה אחת, ביחידות שלו, שמכבדת את ימי החלוקה ואת הזמנת המינימום שלו. הזמנה שחוצה ספקים היא רשימת קניות, לא הזמנה.

כמות עם סיבה. "עשרה קרטונים, כי הצריכה בימי חמישי האחרונים הייתה שלושה ביום, יש שניים במלאי, והאספקה הבאה ביום ראשון." כשהסיבה כתובה, מי שבודק את ההזמנה רואה מיד אם ההנחה נכונה. כשהיא לא כתובה, אפשר רק לסמוך.

מישהו מאשר. במטבח אחד זה הבעלים או מנהל המטבח, בעין אחת, לפני השליחה. ברשת זה הסניף שמציע ומישהו במטה שרואה את כל הסניפים יחד. האישור אינו חוסר אמון. הוא הדרך היחידה לתפוס הזמנה שמבוססת על תחושה של אתמול.

ומה שהוזמן נבדק בדלת. ההזמנה היא המסמך הראשון. תעודת המשלוח והחשבונית צריכות להתאים לה, שורה מול שורה, וכשהן לא מתאימות, כדאי לדעת את זה ביום האספקה ולא בסוף החודש.

איפה Figureit נכנסת

Figureit היא מערכת AI מבוססת דאטה ליעילות עסקית. בעסקי מזון היא מקבלת את החשבוניות ותעודות המשלוח בצילום או בקובץ, ואת הספירות, מה שנגמר ומה שנזרק בהודעה קצרה או בקול, בעברית, מהטלפון. מזה היא מחשבת את הצריכה האמיתית בין ספירה לספירה, ומכינה כל יום הצעת הזמנה לכל ספק, עם הסיבה לכל כמות. היא עובדת גם בלי חיבור לקופה, וכשהקופה מחוברת היא מדויקת יותר. שואלים בעברית, בטקסט או בקול, למשל "כמה עגבניות הזמנו בשבועיים האחרונים, וכמה מזה נזרק", ומקבלים תשובה. איך זה נראה במסעדה אפשר לראות בעמוד הפתרון למסעדות.

המערכת מציעה. מה להזמין בפועל, מחליטים אתם.