BI הן ראשי תיבות של Business Intelligence, ובעברית בינה עסקית. ההגדרה המקובלת מדברת על טכנולוגיות ותהליכים לניתוח נתונים. למנהל זה לא אומר הרבה. המאמר הזה מסביר מה זה BI במילים של מי שמנהל עסק: מה זה עושה, מה זה לא עושה, מה השתנה עם AI, ומתי עסק צריך את זה. על הבחירה בין סוגי המערכות כתבנו בנפרד, במדריך לבחירת מערכת BI. כאן עוסקים בהגדרה.
מה זה BI, בהגדרה אחת
BI, בינה עסקית, הוא השם לכל מה שלוקח את הנתונים שהעסק כבר רושם, ומחזיר אותם למנהלים כתשובות שאפשר להחליט לפיהן. ה-ERP, הקופות, השכר והמלאי רושמים מה קרה. BI אומר מה זה אומר: איפה מרוויחים, איפה מפסידים, מה השתנה מאז החודש שעבר.
המילה "בינה" מטעה קצת. אין כאן חוכמה שמחליפה את המנהל. יש איסוף, חיבור וחישוב של מספרים שכבר קיימים, כדי שהמנהל יראה אותם יחד, נכון ובזמן. "עסקית" היא החלק החשוב: השאלות הן של העסק, לא של מחלקת המחשוב.
המונח משמש גם לתחום וגם לתוכנה. "אנחנו עושים BI" פירושו שיש בעסק תהליך מסודר של מדידה. "מערכת BI" היא התוכנה שבה זה קורה. במאמר הזה הכוונה לשניהם יחד.
מה BI עושה שהדוחות של ה-ERP ואקסל לא
הדוחות של ה-ERP ואקסל עונים על שאלות ממערכת אחת, בזמן נתון, בידי אדם אחד. BI נבדל מהם בשלושה דברים: הוא מחבר כמה מערכות, הוא מחשב כל מדד בדרך אחת, והוא מתעדכן לבד.
| דוחות ה-ERP | אקסל | BI | |
|---|---|---|---|
| מאיפה הנתונים | מערכת אחת | מכל מקום שמישהו העתיק ממנו | מכמה מערכות, מחוברות |
| מי מכין | מיישם או משתמש מיומן | מי שיודע את הקובץ | המערכת, אחרי שהוגדרה |
| מתי מתעדכן | כשמפיקים | כשמישהו מעדכן | לבד, לפי קצב שנקבע |
| הגדרת המדד | כמו במערכת | כמו בקובץ, ויש כמה קבצים | אחת, לכולם |
| השאלה הבאה | דוח חדש | עמודה חדשה, אם יש זמן | באותו מקום |
הדוחות של ה-ERP טובים למה שקורה בתוך ה-ERP: הזמנות, חשבוניות, יתרות. הם נעצרים כשהשאלה חוצה מערכות. "כמה עלה לנו השכר בסניף הזה ביחס למכירות שלו" דורשת את הקופות ואת השכר באותו חישוב, ואף אחת משתי המערכות לא רואה את השנייה.
אקסל הוא הגשר שרוב העסקים בונים מעל הפער הזה. הוא עובד, עד שהאדם שמכין אותו בחופשה, או שיש שני קבצים עם שני מספרים. BI הוא מה שבונים כשהגשר הזה נהיה יקר מדי.
שלושה תוצרים: דוחות, דשבורדים והתראות
BI מחזיר למנהלים שלושה סוגים של תוצרים: דוחות, דשבורדים והתראות. ההבדל ביניהם הוא במי מתחיל: המנהל, או המערכת.
דוחות. מסמך קבוע על תקופה. דוח מכירות חודשי, דוח רווח והפסד לסניף, דוח מלאי. המנהל מבקש, או מקבל בקצב קבוע. ב-BI הדוח מופק מהנתונים המחוברים, ולא מועתק ממערכת למערכת. על דוחות שנשלחים לבד כתבנו במאמר על דוחות אוטומטיים.
דשבורדים. מסך חי עם המדדים המרכזיים, שמתעדכן לבד. המנהל פותח כשהוא רוצה לדעת איפה העסק עומד. מה צריך להיות בו, לפי תפקיד, פירטנו במאמר על דשבורד ניהולי.
התראות. כאן המערכת מתחילה. מגדירים מה נחשב חריג: סניף שירד מתחת לרף, לקוח שלא הזמין, מלאי שנגמר. כשזה קורה, המערכת פונה למנהל. זה התוצר שהכי פחות עסקים משתמשים בו, והוא זה שחוסך הכי הרבה הפתעות בסוף החודש.
מה השתנה עם AI
עד לא מזמן, כל תוצר של BI דרש מישהו שיבנה אותו: אנליסט שמגדיר שאילתה, בונה מסך ומעדכן אותו. השאלות של המנהלים היו צריכות להיות ידועות מראש. מה שהשתנה עם AI הוא שאפשר לשאול שאלה בעברית, ולקבל תשובה מהנתונים העדכניים, בלי שמישהו בנה אותה קודם.
זה משנה את הסדר. במקום לבנות מסך ולקוות שיענה על השאלות, מחברים את המערכות, מלמדים את המערכת את ההגדרות של העסק, ושואלים. "איזה סניף ירד הכי הרבה מול חודש שעבר, ובאילו קטגוריות". התשובה חוזרת כמספר, כטבלה או כגרף. ושאלת ההמשך נשאלת באותו מקום.
שני דברים לא השתנו. הראשון: AI שלא מחובר לנתונים שלכם ולא מכיר את ההגדרות שלכם ימציא תשובה שנשמעת טוב. הערך נמצא בחיבור ובהגדרות, לא במודל. השני: מישהו עדיין צריך להכריע מה זה "רווח גולמי" אצלכם. המערכת מחשבת לפי מה שהוגדר. היא לא מחליטה מה נכון.
מתי עסק צריך BI
עסק צריך BI כשההחלטות שלו תלויות במספרים מיותר ממערכת אחת, והשאלות משתנות מהר יותר ממה שהדוחות הקבועים מדביקים. ארבעה סימנים מופיעים כמעט תמיד לפני:
- יש כמה מערכות. ERP, קופות, שכר, מלאי, ואף אחת לא רואה את השנייה.
- השאלות משתנות כל שבוע. החודש זה רווחיות סניפים, בשבוע הבא ספק שהתייקר, ואחר כך לקוח שהאט. כל שאלה היא דוח חדש.
- החלטות מחכות לדוח. מחליטים על מבצע, על סגירת סניף או על הזמנת סחורה אחרי שהמספרים מגיעים, ולא לפני.
- יש שני מספרים לאותו דבר. הכספים אומרים אחד, התפעול אחר, והישיבה עוסקת במספר במקום בעסק.
עסק עם מערכת אחת, דוח קבוע ואדם שמכין אותו בלי מאמץ לא צריך BI. הוא יוסיף עלות ולא יוסיף תשובות. ומה דורש פרויקט כזה מהעסק, שלב אחרי שלב, כתבנו במאמר על הטמעת מערכת BI.
מה BI לא עושה
BI לא ממציא נתונים שלא נרשמו, לא מחליט במקומכם, ולא מחליף את ה-ERP. חמישה דברים שכדאי לדעת לפני שמצפים להם:
- לא מתקן מה שלא נרשם. אם הקופות לא רושמות את סוג התשלום, שום מערכת לא תציג רווחיות לפי סוג תשלום. BI רואה את מה שהמערכות רושמות.
- לא מחליט. הוא מראה שסניף מפסיד. מה עושים עם זה, מחליטים אתם.
- לא מחליף את ה-ERP. ה-ERP מנהל את העסק: הזמנות, חשבוניות, מלאי. BI יושב מעליו וקורא. הוא לא כותב.
- לא מגדיר במקומכם. מה נחשב מכירה, מה נחשב עלות שכר, מתי סניף נספר. את זה מכריע אדם מהצד העסקי.
- לא פרויקט חד-פעמי. העסק משתנה, וההגדרות צריכות לזוז איתו. מי שמתקצב רק הקמה מגלה אחרי שנה מערכת שמתארת עסק שכבר לא קיים.
חמש מילים שתפגשו בהצעות מחיר
כשמתחילים לדבר עם ספקים חוזרות כמה מילים שכדאי להכיר. לא כדי להתווכח איתם, אלא כדי להבין מה בדיוק מציעים לכם.
- מקור נתונים. כל מערכת שממנה BI קורא: ה-ERP, הקופות, השכר, קובץ אקסל. מספר המקורות קובע את גודל הפרויקט יותר ממספר המסכים.
- KPI, או מדד. מספר שמסכם משהו שחשוב לעסק: רווח גולמי, עלות שכר ממכירות, ימי מלאי. לכל מדד צריכה להיות הגדרה כתובה אחת, שהכספים והתפעול מסכימים עליה.
- רענון. כל כמה זמן הנתונים מתעדכנים. פעם ביום מספיק לרוב ההחלטות. מה שחשוב הוא שזה קורה לבד, בלי שמישהו מריץ.
- הרשאות. מי רואה מה. מנהל סניף רואה את הסניף שלו, ולא את השכר של כל הרשת.
- חריגה. ערך שחרג ממה שהוגדר כנורמלי ומפעיל התראה. אתם קובעים מה נחשב חריג, והמערכת עוקבת.
את המילים הגדולות יותר, דשבורד, מחסן נתונים ומודל נתונים, הסברנו במדריך לבחירת מערכת BI.
איך זה נראה ביום רגיל
BI עובד כשהוא חלק מהשבוע של המנהל, ולא פרויקט שמסתכלים עליו פעם ברבעון. ככה זה נראה בעסק שבו זה עובד:
בבוקר, סמנכ"ל הכספים פותח דשבורד ורואה את המכירות של אתמול מול אותו יום בשבוע שעבר, לכל סניף. סניף אחד בולט למטה. הוא שואל: באילו קטגוריות הירידה, ומה קרה שם לשעות העבודה. התשובה מגיעה מהנתונים, לא מטלפון למנהל הסניף.
בצהריים נכנסת התראה: ספק מרכזי העלה מחיר על פריט שנרכש הרבה. בישיבת ההנהלה בשבוע שאחרי, כולם מסתכלים על אותם מספרים, והדיון הוא מה עושים, ולא איזה מספר נכון.
זה כל ההבדל. לא מסכים יפים. שאלות שנענות באותו יום שבו הן נשאלות.
איפה Figureit נכנסת
Figureit היא מערכת AI מבוססת דאטה ליעילות עסקית. היא מחברת את ה-ERP, הקופות, השכר, המלאי והקבצים של העסק למקום אחד, ולומדת את ההגדרות שלכם. את החיבור, המידול והאימות עושה הצוות שלנו. משם שואלים בעברית, למשל "מה הרווח הגולמי לכל סניף החודש, ומה השתנה מול חודש שעבר", ומקבלים תשובה מהנתונים העדכניים, לצד דשבורדים, דוחות והתראות על חריגות.
המערכת מציפה ועונה. ההחלטות נשארות אצל המנהלים.